Mit dem Excel Sverweis schnell und einfach Gemeinsamkeiten zwischen zwei Tabellen finden.

Nur allzu oft steht man vor dem Problem, einen bestimmten Wert in der einen Tabelle in der anderen Tabelle wiederfinden zu müssen. Hier wäre eine automatisierte Abfrage nicht nur hilfreich, sondern auch deutlich sicherer als das manuelle Nachsehen. Die Funktion Sverweis ist genau das, was einem jetzt das Leben erleichtert. Diese Funktion ist in der vielfältigen Formel-Bibliothek von Excel verborgen. Die Anwendung bedarf keinerlei Programmierkenntnisse und kann das Leben in der Datenverarbeitung enorm vereinfachen. Wie dies funktioniert, sei im Folgenden erklärt.

Damit die Sverweis Funktion als Formel funktionieren kann, sind im Ganzen vier Variablen nötig. Nur mit diesen Angaben ist die Wiedergabe eines eindeutigen Ergebnisses möglich.
Von elementarer Wichtigkeit ist hier das so genannte Suchkriterium. Dies ist nämlich der Wert, den wir im anderen Zahlenbereich wiederfinden möchten. Er wird daher oft als Nachschlagewert bezeichnet.
Im nächsten Schritt ist es notwendig, Excel vorzugeben, in welchem Bereich wir den Nachschlagewert wieder finden wollen. Dies müssen wir der Funktion also in irgendeiner Form mitteilen. Der Bereich, in dem gesucht werden soll, kann sich über mehrere Spalten erstrecken. Es sind jedoch zwei ganz wichtige Regeln einzuhalten: Der Suchbereich muss sich immer links vom Suchkriterium befinden, da der Sverweis und nach links suchen kann. Weiterhin gilt es zu beachten, dass der Suchbereich wie folgt aufgebaut sein muss: Der gesuchte Wert darf nur in der ersten Spalte des Suchbereiches stehen. Die Formel muss also entsprechend aufgebaut sein: Wird der Nachschlagewert in Spalte B vermutet, darf der Suchbereich nicht mit Spalte A beginnen. Alternativ kann man den Suchwert ändern.

Hier ein schönes Video von excelhero.de und direkt zur Excel Sverweis Erklärung.

Kommen wir zur dritten Vorgabe für die Sverweis-Funktion. Hier ist vom Rückgabewert die Rede. Der Rückgabewert steht in eindeutiger Beziehung zum Suchkriterium. Es ist genau der Wert, nach dem eigentlich gesucht wird. Welchen Rückgabewert man sich wünscht, teilt man der Formel mittels einer Ziffer mit. Diese Ziffer gibt an, um wie viele Spalten die Funktion vom Suchkriterium aus nach rechts gehen soll. Denn in genau dieser Spalte befindet sich der dem Suchkriterium zugeordnete Wert, der am Ende ausgeworfen werden soll.

Der letzte Wert, den die Sverweis-Funktion benötigt, ist die Information, ob der Suchwert exakt im Suchbereich auftauchen soll, oder ob auch eine ungefähre Übereinstimmung ausreicht. Mit den Befehlen „falsch“ für den exakten Wert oder „wahr“ für einen ungefähren Treffer ist die Formel abgeschlossen und die Suche kann gestartet werden.

Wie erfolgt aber nun die Eingabe der gesamten Formel? Diese kann über zwei verschiedene Wege durchgeführt werden: Für Anfänger sehr hilfreich ist die Nutzung des Funktionsmenüs. Dieses Funktionsmenü befindet sich etwas oberhalb der Tabellenbeschriftung über der Spalte C. Es ist gekennzeichnet durch das Symbol fx. Wenn man sich diesem Symbol nähert, wird die Beschriftung „Funktion einfügen“ eingeblendet. Alternativ kann man auch die komplette Formel über die Tastatur in die jeweilige Zelle eingeben. Hierzu bedarf es ein klein wenig Erfahrung mit der Syntax-Struktur von Excel-Funktionen im Allgemeinen. Aber auch hier werden kleine Hilfen eingeblendet.

Der Verständlichkeit halber soll nun anhand eines Beispieles eine Sverweis-Funktion erstellt werden.

Im gedachten Szenario soll ein Ersatzteilhersteller eine Lieferung an Ersatzteilen für einen Kunden zusammenstellen. Die einzelnen Artikel der Kundenbestellung befinden sich in der Tabelle in Spalte F.

In der gleichen Tabelle befinden sich in den Spalten A und B die Artikelnummer sowie der Preis pro Stück. Diese Preisliste umfasst in unserem Beispiel alle Artikel des Zulieferers mit den entsprechenden Preisen. Die Preisliste hat in Zelle A1 die Überschrift Artikelnummer und in Zelle B1 die Überschrift Preis pro Stück. Insgesamt führt der Hersteller 120 verschiedene Artikel in seinem Sortiment.

Das Suchkriterium, nämlich die Artikelnummer der Bestellung des Kunden befindet sich in unserem Beispiel in Spalte F.
Der Suchbereich mit Artikelnummern und Preisen ist in unserem Falle mit den Spalten A und B definiert.
Der Rückgabewert, nach dem wir suchen ist in unserem Falle der Preis. Der Preis befindet sich in Spalte B. Dies ist die zweite Spalte im Suchbereich, also haben wir als Spaltenindex die Ziffer 2.
Sehen wir uns nun die komplette S-Verweis-Formel einmal an:
=Sverweis(F2;A2:B121;2;falsch)
Erklärung:
F2 = Zell-Adresse des Suchkriteriums
A2:B121 = Suchbereich (Zellen A1 du B1 sind die Überschrift, sie müssen also nicht mit in den Suchbereich
2 = Zeilenindex
Falsch = Die Excel Sverweis Funktion soll exakte Treffer angeben.